Jak poprawnie tworzyć wizualizację faktury w KSeF

Przepisy nie określają szczegółowo, jak ma wyglądać wizualizacja faktury w KSeF. Nie ma tu jednak pełnej dowolności. Wygląd dokumentu można modyfikować, ale tylko w takim stopniu, aby nie narazić się na zarzut wystawienia odrębnej faktury.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury ustrukturyzowane są udostępniane za pośrednictwem systemu i przechowywane w formie plików XML. Wielu przedsiębiorców –obok faktury ustrukturyzowanej – przekazuje swoim kontrahentom również jej wizualizację w formacie pdf lub widoku generowanego w systemach księgowych.

Należy zaznaczyć, że fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu przepisów jest dokument wystawiony i zarejestrowany w Krajowym Systemie e-Faktur, tj. plik XML zgodny ze strukturą logiczną Ministerstwa Finansów i opatrzony unikalnym numerem identyfikacyjnym nadanym przez system.

Wizualizacja nie stanowi odrębnej faktury. Jej rola ogranicza się wyłącznie do czytelnego przedstawienia danych zawartych w KSeF. Ustawa o VAT nie reguluje szczegółowo zasad jej sporządzania ani układu prezentowanych informacji, co jednak nie oznacza pełnej swobody w tym zakresie.

Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i organy podatkowe podkreślają konieczność zachowania zgodności wizualizacji z fakturą ustrukturyzowaną. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 kwietnia 2024 r. (0114-KDIP1-2.4012.16.2024. 1.SST), w której wskazano, że faktura udostępniana poza KSeF powinna pozostawać w pełnej zgodności z dokumentem zapisanym w systemie, a dane prezentowane na wizualizacji muszą być z nim...